Description of Data Menu

इस मेनू के अन्दर पहला आप्शन सॉर्ट है जिसके मदद से हम अपने डाटा को सॉर्ट यानि के व्यवस्थित कर सकते है, जैसे हमारे मोबाइल के कांटेक्ट लिस्ट में सबका नंबर नाम के सीक्वेंस के हिसाब से आता है जैसे A के लिस्ट सिर्फ A से शुरू नाम के ही कांटेक्ट शो होते है, तो यह सॉर्ट के अन्दर आता है क्योंकि इसमें हमें आरोही क्रम (Ascending) में कांटेक्ट लिस्ट मिलता है। चलिए सभी आप्शन को एक एक करके विस्तार से समझते है।

Sort: इस आप्शन के मदद से हम अपने डाटा को सॉर्ट कर सकते है इसमें हम एक साथ अलग अलग कॉलम को सॉर्ट कर सकते है।
Sort Ascending: इस आप्शन के माध्यम से हम अपने डाटा को आरोहीक्रम में सॉर्ट कर सकते है। जब हम अपने डाटा को सेलेक्ट करके इस आप्शन पर क्लिक करेंगे तब एक डायलॉग बॉक्स खुलेगा जिसमे एक्सटेंड और करेंट सिलेक्शन आप्शन मिलेगा, यदि एक्सटेंड पर हम क्लिक करके ओके करेंगे तब हमारा जितना भी कॉलम होगा सब सेलेक्ट हो जायेगा तथा सॉर्ट भी हो जायेगा, लेकिन अगर हम करेंट सिलेक्शन पर क्लिक करेंगे तब हमारा वही डाटा सॉर्ट होगा जिसको हमने सेलेक्ट किया था।
Sort Descending इस आप्शन के माध्यम से हम अपने डाटा को अवरोही क्रम में सॉर्ट कर सकते है। इसमें भी डायलॉग खुलेगा जिसके बारे में ऊपर बताया गया है।
Auto Filter इस आप्शन से हम अपने कैल्क डाटा में फ़िल्टर ऐड कर सकते है, सबसे पहले हम डाटा को सेलेक्ट करेंगे उसके बाद इस auto filter पर क्लिक करेंगे तो सबसे पहले वाले सेल में एक ड्राप डाउन का आइकॉन आ जायेगा जिसपर क्लिक करके हम अपने डाटा को इच्छानुसार फ़िल्टर और सॉर्ट कर सकते है, जो डाटा हमें दिखाना हो दिखा सकते है जो छिपाना हो छिपा सकते है।
More Filters: इसके अन्दर भी हमें फ़िल्टर करने के लिए आप्शन मिल जायेंगे जैसे-

Standard Filter: इसमें हम अपने डाटा को कंडीशन के आधार पर सॉर्ट और फ़िल्टर कर सकते है।
Advanced Filter: इसके अन्दर भी हम अपने डाटा को सॉर्ट कर सकते है जिसमे हमें केस सेंसिटिव तथा एक्सप्रेशन आप्शन मिल जाता है।
Reset Filter: लगाये गए फ़िल्टर की सेटिंग को रिसेट करने के लिए प्रयोग करते है।
Hide AutoFilter: लगाये गए ऑटोफ़िल्टर को छिपाने के लिए प्रयोग करते है जैसे ही इसपर क्लिक करेंगे ड्राप डाउन आप्शन हाईड हो जायेगा।

Define Range इस आप्शन के मदद से भी हम अपने रेंज को बना सकते है, इसे हमने इन्सर्ट मेनू में बताया हुआ है Click to Go
Select Range इसके मदद से बनाये गए रेंज को सेलेक्ट कर सकते है, यदि आपने रेंज बनाया है और आपको याद नहीं है कि आप किस सेल से किस सेल तक का रेंज बनाया है तो इसके मदद से आप देख सकते है।
Refresh Range इस आप्शन के माध्यम से हम बनाये गए रेंज को रिफ्रेश कर सकते है।
Pivot Table इसके मदद से हम अपने डाटा को एक अच्छे लुक में बना सकते है, इसे समझने के निचे कुछ स्क्रीनशॉट है उसमे देखें-

सबसे पहले ऊपर स्क्रीनशॉट में देखिये ये एक सिंपल डाटा है जो हमने टाइप करके रखा है, अब हम इसे सेलेक्ट करके डाटा मेनू में जाकर Pivot Table आप्शन में से Insert or Edit आप्शन पर क्लिक करेंगे तो निचे दिया गया इमेज जैसा डायलॉग बॉक्स खुलेगा, उसके बाद अपने डाटा के अनुसार रो कॉलम वाले फील्ड में Available Fields में से ड्रैग करके उस बॉक्स में रखेंगे जैसा डाटा आउटपुट चाहिए तो हम यहाँ रिजल्ट रो वाइज देखना चाहते है इसलिए रो फील्ड में एक-एक करके हमने फ़ील्ड्स को ड्रैग कर लिए है

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फाइनली ये करने के बाद आपको ओके बटन पर क्लिक कर देना है उसके बाद एक नया शीट बन जायेगा Pivot Table_Sheet1_1 के नाम से जिसमे आपको निचे दिए गए इमेज के अनुसार डाटा दिखने लगेगा-

इसमें आप बाद में फ़िल्टर भी लगा सकते है जैसे आप देख रहे होंगे ऊपर में जो टाइटल है जैसे PRODUCT NAME उसमे आपके एक छोटा सा ड्राप डाउन बटन मिलेगा जिसमे क्लिक करके फ़िल्टर, सॉर्ट तथा जिस डाटा को देखना है उसपे टिक करके डाटा को शो करा सकते है।
पाइवोट के अन्दर ही आपको रिफ्रेश और डिलीट आप्शन भी मिलेगा, अगर आप ओरिजिनल डाटा में कुछ बदलाव करते है तो रिफ्रेश करने पर पाइवोट डाटा में भी बदलाव हो जायेगा, और डिलीट करना हो तो डिलीट आप्शन का प्रयोग करते है।
Calculate इसके अन्दर आपको कैलकुलेशन से रिलेटेड आप्शन मिलेगा जिसका काम हमारे द्वारा लगाये गए फार्मूला फंक्शन का रिजल्ट बताना होता है, बाई डिफ़ॉल्ट ऑटो कैलकुलेट पर टिक लगा होता है जिससे कि जब भी हम कोई फार्मूला लिख कर किसी कैलकुलेट बटन पर नहीं क्लिक करना होता है, यदि आप इस आप्शन में आकर ऑटो कैलकुलेट को ऑफ कर देंगे तो आपको कैलकुलेट मैन्युअली करना होगा आप अपने जरुरत के हिसाब से इस आप्शन का उसे करा सकते है। वैसे हमारे हिसाब से ऑटो कैलकुलेट ही सही क्योंकि इससे हमारा टाइम बचता है।
Validity इस आप्शन को डाटा वेलिडेशन के नाम से भी जाना जाता है इसका नाम माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में डाटा वेलिडेशन है, इसके मदद से हम अपने सेलेक्ट किये हुए सेल में कोई रेंज या कोई कंडीशन बता दे तो उसके अनुसार ही काम करेगा जैसे निचे इमेज में देखें-

लेफ्ट साइड में हमने रेंज सेलेक्ट किया हुआ है और राईट साइड में आप क्राइटेरिया देख सकते है जिसमे Allow के अन्दर Text Length सेलेक्ट किया हुआ है और डाटा में equal सेलेक्ट किया है तथा वैल्यू के अन्दर 10 सेलेक्ट किया है, यहाँ हम एक कंडीशन लगा रहे है जब कोई भी A1 से A5 सेल के अन्दर कोई मोबाइल नंबर लिखेगा तो वो 10 अंक का होना चाहिए ना ज्यादा न कम और यदि आप इनपुट देते समय कोई मेसेज दिखाना चाहे तो क्राइटेरिया के राईट साइड में इनपुट हेल्प पर क्लिक करके टाइटल और मेसेज टाइप कर सकते है। और यदि इनपुट गलत होने पर कोई एरर मेसेज दिखाना हो तो एरर अलर्ट आप्शन में जाकर टाइटल और मेसेज टाइप कर सकते है, यदि कुछ नहीं लिखते है तो डिफ़ॉल्ट मेसेज शो होगा।
Subtotals इसके माध्यम से हम अपने टाइप किये गए डाटा का सबटोटल निकल सकते है, इसमें हम Sum, Max, Min Average आदि का इस्तेमाल कर सकते है।
Form इसके मदद से हम अपने टाइप किये गए हैडिंग यानि कि टाइटल फील्ड जैसे (First Name, Last Name) या कोई भी प्रोडक्ट नाम फील्ड है तो इस आप्शन के मदद से उसमे डाटा टाइप कर सकते है।जैसे हमें दो फील्ड बना लिया है नाम और ऐज के नाम से और इसे सेलेक्ट करेंगे उसके बाद हम डाटा मेनू में से फॉर्म आप्शन पर क्लिक करेंगे तब यह डायलॉग बॉक्स खुलेगा जिसमे अपने डाटा को टाइप करके New पर क्लिक करेंगे तो आपका डाटा स्टोर हो जायेगा, जितने बार हम डाटा टाइप करने के बाद न्यू पर क्लिक करेंगे तब डाटा ऐड होते चला जायेगा और हमें शो भी करता रहेगा, निचे स्क्रीनशॉट में देखें-
Streams (नोट: इस आप्शन के बारे में आपको कोई हेल्प नहीं मिल सकता है, क्योंकि यह आप्शन आपको लिब्रेऑफिस हेल्प में भी नहीं मिलेगा, जिसके वजह से किसी को जानकारी नहीं है।)
XML Source इस आप्शन को यूज़ करने के लिए सबसे पहले आपको Enable Experimental Features को इनेबल करना होगा उसके लिए आपको Tools मेनू में जाकर Options पर क्लिक करना है उसके बाद LibreOffice सेक्शन में से एडवांस को सेलेक्ट करना है फाइनली आपको Enable Experimental Features टिक लगा देना है।
Data Provider (नोट: इस आप्शन के बारे में आपको कोई हेल्प नहीं मिल सकता है, क्योंकि यह आप्शन आपको लिब्रेऑफिस हेल्प में भी नहीं मिलेगा, जिसके वजह से किसी को जानकारी नहीं है।)
Refresh Data Provider (Help not available) (नोट: इस आप्शन के बारे में आपको कोई हेल्प नहीं मिल सकता है, क्योंकि यह आप्शन आपको लिब्रेऑफिस हेल्प में भी नहीं मिलेगा, जिसके वजह से किसी को जानकारी नहीं है।)
Multiple Operations इस आप्शन का प्रयोग ज्यादा कुछ खास नहीं है, इससे हम एक फार्मूला को अलग अलग जगह लगा सकते है, एक तरह से देखा जाए तो जैसे हम कोई फार्मूला लगाने के बाद फिल डाउन, या लेफ्ट राईट टॉप में करते है बिलकुल इसी तरह यह भी है।
Text To Columns इस आप्शन के मदद से हम किसी भी सेल में लिखे गए वर्ड्स, या पैराग्राफ को अलग अलग कॉलम में ब्रेक कर सकते है, जिसका मतलब कि आपका एक टेक्स्ट स्पेस या किसी भी delimeter के अनुसार अलग-अलग कॉलम में चला जायेगा, जैसा कि स्क्रीनशॉट में देखे-
Consolidate इस आप्शन के मदद से हम किसी भी सेल में लिखे गए डाटा को रेंज तथा फंक्शन के अनुसार कंबाइन करके नया डाटा generate कर सकते है। मान लीजिये हमारे पास कुछ डाटा मौजूद है, तो इसके लिए सबसे पहले हमें उस सेल पर क्लिक करना होगा जहाँ कंसोलिडेट का यूज़ करना है यदि नहीं भी क्लिक करते है तो बाद में सेलेक्ट कर सकते है, उसके बाद डाटा मेनू में जाकर कंसोलिडेट आप्शन पर क्लिक करेंगे तो निचे दिए गए स्क्रीनशॉट की तरह एक डायलॉग बॉक्स खुल जायेगा-

अब ऊपर में दिए गए फंक्शन को सेलेक्ट करेंगे जिसके हिसाब से डाटा तैयार होगा, उसके बाद Consolidation ranges वाले बॉक्स में डाटा ऐड करने के लिए Source Data range आप्शन पर क्लिक करके रेंज सेलेक्ट करेंगे तथा रेंज सेलेक्ट करने के बाद ऐड बटन पर क्लिक करेंगे, ऐसे ही कम से कम दो रेंज सेलेक्ट करेंगे दो या दो से अधिक भी कर सकते है, रेंज सेलेक्ट करने के बाद निचे दिए गए copy result to आप्शन पर क्लिक करेंगे जिसमे हमें आउटपुट कहा दिखाना है उसे सेलेक्ट करेंगे तथा ओके बटन पर क्लिक करके डाटा को generate करेंगे।
Group and Outline इस आप्शन का प्रयोग रो और कॉलम का ग्रुप बनाने के लिए होता है।
Statistics इस आप्शन के मदद से किसी भी डाटा का आकड़ा निकाला जा सकता है, जिसके लिए आपको बहुत सारे आप्शन मिल जायेंगे जिसे जरुरत के हिसाब से लगाकर स्टेटिस्टिक्स देख सकते है।